Ierakstu saglabāšanas politikas izveide un uzturēšana ir viens no tiem uzdevumiem, kas aizņem maz laika, taču vēlāk var ietaupīt daudz laika un neskaidrības. Tas būtībā ir veids, kā nodrošināt, lai visi organizācijas darbinieki būtu informēti par to, kā rīkoties ar visu sensitīvo informāciju, tostarp papīra dokumentiem un digitālajiem ierakstiem. Ierakstu saglabāšanas politika sniedz ikvienam skaidru priekšstatu par darbībām, kas jāveic, lai aizsargātu uzņēmuma datus, sākot no jaunu ierakstu izveides līdz brīdim, kad tos sasmalcina vai citādi iznīcina datu iznīcināšanas pakalpojumi.
Cilvēkiem, kuri cenšas izskatīt daudzus failus, ir jautājumi par datu atbilstību. Dažās vietās un dažās nozarēs datu atbilstības likumi nosaka, ka organizācijām ir jāsaglabā faili noteiktu laika periodu. Taču pat uzņēmumiem, kas nenodarbojas ar veselības vai finanšu uzskaiti, ir jāievieš pamata ierakstu saglabāšanas politika, ja vien darbiniekiem nav jātērē laiks, meklējot atbildes katru reizi, kad viņi domā, vai kāds sensitīvs fails ir jāsaglabā vai jāizdzēš. Skaidra un konsekventa pieeja ierakstu saglabāšanai un pārvaldībai var būt noderīga arī tad, ja kādreiz esat bijis iesaistīts kādā tiesiskā darbībā vai revīzijā, kas prasa nodot konkrētus ierakstus.
Kāda ir jūsu ierakstu saglabāšanas politika?
Ierakstu saglabāšanas politikai nav jābūt garam vai sarežģītam dokumentam. Tajā tikai jāietver daži galvenie elementi. Pirmais būtiskais saglabāšanas politikas elements ir ierakstu veidu saraksts un katra veida minimālais saglabāšanas laiks.
Dažas lietas, piemēram, finanšu pārskati un nodokļu dokumenti, ir jāglabā uz visiem laikiem, taču daudzus biznesa dokumentus, piemēram, algu uzskaiti un rēķinus, var izmest pēc trīs līdz septiņiem gadiem. Nodrošiniet, lai tiktu apstrādāti arī digitālie ieraksti, precizējot, ka tādam saturam kā e-pasta ziņojumi un PDF faili ir tāds pats saglabāšanas grafiks kā papīra dokumentiem. (Konsultējieties ar cilvēkiem, kas pārvalda jūsu IT, lai nodrošinātu, ka jūsu politikas precīzi atspoguļo to, kā jūsu uzņēmums pārvalda un saglabā digitālo informāciju.)
Ja uz jums neattiecas nekādi nozarei specifiski datu atbilstības likumi, kas var ietekmēt konkrētus jūsu politikas termiņus, varat tiešsaistē meklēt ierakstu saglabāšanas politiku paraugus, lai iegūtu norādījumus. Vienmēr vislabāk ir sazināties ar savu juridisko konsultantu, lai pārliecinātos, ka ne tikai esat informēts par visiem datu atbilstības noteikumiem, kas attiecas uz jums, bet arī vai neignorējat neko, kas varētu saukt jūs pie atbildības.
Kā iekļaujas datu iznīcināšanas pakalpojumi
"Ierakstu saglabāšanas un iznīcināšanas politika" patiešām varētu būt precīzāks šī dokumenta nosaukums. Tiklīdz jūsu uzņēmumam vairs nav jāveic ieraksti, jūsu politikā ir jāattiecas uz atbilstošām ierakstu dzēšanas procedūrām.
Pārāk ilga vecu papīra un digitālo ierakstu turēšana tikai aizņem vietu krātuvē un rada neskaidrības, kas var apgrūtināt patiešām nepieciešamo dokumentu atrašanu. Kad ieraksti vairs nav noderīgi (saskaņā ar grafiku jūsu politikā), tie ir droši jāiznīcina. Pievērsiet uzmanību datu iznīcināšanas paraugpraksei savās politikās, lai, darbiniekiem apstrādājot datus, netiktu apdraudēta datu atbilstība un datu drošība.
Tāpat datu iznīcināšanai nav jābūt ilgstošai vai sarežģītai ierakstu saglabāšanas politikas daļai. Galvenie elementi, kuriem, iespējams, vēlēsities pievērsties šajā politikas daļā, ir šādi:
Tās personas nodaļa vai amats, kura ir atbildīga par datu iznīcināšanas jautājumu pārraudzību organizācijā.
Informācija par to, cik ilgi jāsaglabā dažādi failu tipi.
Informācija par to, kā jāiznīcina novecojuši papīra dokumenti (sasmalcina datu iznīcināšanas dienests).
Informācija par to, kā jāiznīcina novecojušas datu glabāšanas ierīces, piemēram, cietie diski (atkal ideālā gadījumā tos vajadzētu sasmalcināt datu iznīcināšanas dienestam).
Informācija par to, cik bieži e-pasta ziņojumi un citi digitālie ieraksti tiek dzēsti no jūsu sistēmām (pēc IT personāla norādījumiem, kas ar jums strādā).
Apstipriniet, ka ieraksti, kas saistīti ar jebkādu notiekošu tiesvedību vai revīziju, netiks iznīcināti (pēc jūsu jurista norādījuma).
Kad esat pabeidzis savu ierakstu saglabāšanas politiku, tostarp sadaļu par datu iznīcināšanu, pārliecinieties, vai visi jūsu organizācijas darbinieki saņem kopiju. Pat attālinātie darbinieki ir jāapmāca par jūsu saglabāšanas politikām, lai ikviens, kam varētu būt piekļuve jūsu uzņēmuma ierakstiem, būtu informēts par jūsu sensitīvo datu aizsardzības paraugpraksi.