Visām organizācijām ir jāapzinās datu drošība un failu sasmalcināšana. Nespēja aizsargāt savus un savu klientu sensitīvos datus var radīt nopietnas finansiālas sekas privātajiem uzņēmumiem, iespējams, pat piespiest tos slēgt. Taču pašvaldībām ir jāpievērš uzmanība visiem datu drošības elementiem, sākot no failu smalcināšanas līdz kiberdrošībai.
Pārkāpumu pieļaušana nav pilsētu vai pašvaldību vai citu pašvaldību organizāciju izvēle. Viņu ierakstos ir daudz privātu datu par privātiem iedzīvotājiem, pašvaldību darbiniekiem un rajona uzņēmumiem, kas viņiem ir jāaizsargā. Sociālās apdrošināšanas numuri, īpašuma un nodokļu dati, balsošanas ieraksti un tiesībaizsardzības/sabiedriskās drošības informācija ir tikai dažas no lietām, kas varētu būt apdraudētas. Datu pārkāpuma piedzīvošana grauj sabiedrības uzticību, un pašvaldības nevar atļauties datu aizsardzības pārkāpuma finansiālo ietekmi, ja to budžeti jau ir izstiepti.
Lai datu drošību padarītu vēl sarežģītāku, pašvaldības ir populāri kibernoziedznieku un datu zagļu mērķi. (2019. gadā Barracuda pētnieki pētīja simtiem izspiedējvīrusu uzbrukumu un atklāja, ka divas trešdaļas no tiem bija vērstas pret valdības organizācijām.) Tā kā zagļi zina, ka tie ir bagātīgs vērtīgu datu avots, pašvaldībām ir jāreaģē uz uzbrukumiem. Katrs 's elements tiek uzturēts, lai augstākie standarti. Datu drošība - ieskaitot failu sasmalcināšanu.
Pašvaldības, dokumentu smalcināšana un likumi
Privātiem uzņēmumiem var būt zināma rīcības brīvība saistībā ar sensitīvu dokumentu smalcināšanu, taču valdības organizācijām ir jādarbojas, paturot prātā atbilstību. Sensitīvo datu apstrādi un iznīcināšanu nosaka noteikti valsts, vietējie un nozarei specifiski likumi. Konkrētās juridiskās prasības datu drošībai pašvaldību organizācijām ir atkarīgas no to atrašanās vietas un precīza to datu veida. (Piemēram, jebkurai entītijai, kuras ieraksti satur aizsargātu veselības informāciju, ir jāatbilst HIPAA privātuma noteikumiem, lai aizsargātu PHI.)
Tā kā datu drošības likumi nepārtraukti attīstās, pilsētu vadītājiem par jebkādiem specifiskiem atbilstības jautājumiem jākonsultējas ar savu juristu. Iespējamā audita vai pārkāpuma gadījumā jums būs nepieciešama rakstiska datu iznīcināšanas politika, kas attiecas uz datu iznīcināšanu un ir pārskatīta, tas ir, jebkura organizācija, kas izmanto veselā saprāta pieeju dokumentu sasmalcināšanai un datu iznīcināšanai, piemēram, izmantojot A cienījams smalcināšanas pakalpojums, lai iznīcinātu visus sensitīvos failus un sasmalcinātu cietos diskus, nevis izmestu šos materiālus miskastē, iespējams, jau atbilst visiem attiecīgajiem datu drošības likumiem.
Dokumentu smalcināšanas labākā prakse pašvaldībām
Kad pilsētu vadītāji apsver stratēģijas, kā aizsargāt savus sensitīvos datus, šī failu sasmalcināšanas paraugprakse ir lieliska vieta, kur sākt.
Izmantojiet parastos un pēc pieprasījuma smalcināšanas pakalpojumus. Pašvaldībām vajadzētu ieplānot regulāru paņemšanu, izmantojot dokumentu smalcināšanas pakalpojumu. Bizness nekad neapstājas, tāpēc sensitīvi faili (kā arī novecojuši cietie diski un citi sabojājami materiāli) turpinās uzkrāties. Regulāro pakalpojumu plānošana ietaupa laiku administratoriem, kuri pārvalda piegādātājus. Tomēr dažreiz, gaidot nākamo plānoto saņemšanu, ir jāupurē uzglabāšanas vieta kastēm un novecojušu dokumentu kastēm. Tāpat, jo ilgāk sensitīvie dokumenti tiek glabāti birojā, jo lielāka iespēja, ka kāds tiem gūs nesankcionētu piekļuvi. Izmantojiet pakalpojumu pēc pieprasījuma, lai ātri pārvaldītu jebkuras steidzamas failu sasmalcināšanas vajadzības.
Koordinējiet failu sasmalcināšanu pašvaldību vietnēs. Nodrošiniet, lai visā pašvaldības organizācijā tiktu konsekventi ievērotas dokumentu smalcināšanas procedūras. Katram birojam un/vai ēkai ir jābūt savai atbildīgajai personai, kas pārrauga dokumentu smalcināšanu un pareizu datu iznīcināšanu.
Ierakstiet savas satriecošās darbības. Ir svarīgi, lai pašvaldības uzturētu labu uzskaiti par visām datu iznīcināšanas darbībām. Ja kādreiz esat veicis datu drošības auditu vai ja kāds iedzīvotājs vai juridiska persona jebkad ir piedzīvojusi datu pārkāpumu un mēģinājis pierādīt, ka avots ir pašvaldības ieraksti, jūs vēlēsities pierādīt, ka visi pašvaldības dati tiek pārvaldīti un droši iznīcināti. . Pirmkārt, pārliecinieties, vai varat demonstrēt "piegādes ķēdi", izmantojot NAID "AAA" sertificētu dokumentu smalcināšanas pakalpojumu, lai transportētu dokumentus, diskus un citus sasmalcinātus materiālus tieši no jūsu telpām uz to smalcināšanas iekārtu. Pēc tam noorganizējiet, lai jūsu organizācijas pārstāvis redzētu, kā pašvaldības materiāls tiek sasmalcināts. Visbeidzot, saņemiet iznīcināšanas sertifikātu, kurā norādīts, ko esat sasmalcinājis, un procedūras, kuras ievērojāt.
Sasmalciniet apmācības rokasgrāmatas, piekļuves emblēmas un citus tikai darbiniekiem paredzētus materiālus. Jebkas, ko nepiederošas personas var izmantot, lai piekļūtu pašvaldības telpām vai piekļūtu privātai informācijai par ārkārtas situācijām vai pašvaldības ēkām, rada drošības risku. Vienmēr sasmalciniet šos priekšmetus, nevis pārstrādājiet tos.
Apsveriet iedzīvotāju vajadzības pēc dokumentu sasmalcināšanas. Ja strādājat ar sabiedrisko pakalpojumu sniegšanu, failu smalcināšanas pasākuma organizēšana ir vienkāršs veids, kā apmierināt kopīgu vajadzību. Visām kopienas personām ir jābūt iespējai aizsargāt savus sensitīvos datus, ne visiem ir pieejams smalcinātājs. Sasmalcināšanas pasākuma organizēšana ļauj iedzīvotājiem braukt un nodot savus materiālus drošās smalcināšanas mašīnās.
Northeastern Data Destruction ir veltīta dažādu organizāciju, tostarp pašvaldību, dokumentu smalcināšanas vajadzību apmierināšanai. Mūsu stingrie drošības standarti, sertifikāti un ilggadējie panākumi nozīmē, ka klienti zina, ka var mums uzticēties, lai mēs risinām viņu sensitīvo dokumentu smalcināšanas vajadzības. Sazinieties ar mani jau šodien!